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Comment trouver le meilleur assistant à distance (Pour vous)


 


assistant à distance

 

IL est seulement onze heures du matin et la journée vous échappe déjà. Il y a des comptes à enregistrer, des factures à envoyer et une vingtaine de messages entassés dans votre boîte de réception. Vous êtes un chef d'entreprise, vous êtes censé élaborer des stratégies, planifier, diriger et inspirer. Au lieu de cela, vous vous noyez dans les détails.


C’est le problème auquel sont confrontés de nombreux dirigeants et propriétaires d’entreprises. Même si vous n'êtes pas encore débordé, la multitude de tâches administratives banales vous empêche de poursuivre le travail que vous souhaitez accomplir, là où vos compétences et votre expérience particulières peuvent apporter le plus de valeur.

 

Pour beaucoup, la solution consiste à embaucher un assistant virtuel. Alors, comment procédez vous?


Ce qu'un assistant de direction à distance peut faire


Tout d’abord, il est important de comprendre ce qu’un assistant de direction à distance peut faire.

La majeure partie de leur travail est généralement administrative. Cela ne concerne pas seulement les simples tâches répétitives comme la facturation, la rédaction des procès-verbaux et le tri des messages.

Il s'agit également de tâches plus avancées telles que la planification, la planification des voyages, la recherche et la gestion des dépenses - un travail qui nécessite intelligence et initiative mais qui peut être délégué à un travailleur intelligent avec des instructions claires.


Certains assistants personnels à distance possèdent des compétences et une expérience spécialisées. Ils pourraient être capables de gérer les réseaux sociaux, les comptes ou le support informatique. Cela peut être une véritable aubaine, car cela vous évite de devoir faire appel à d’autres spécialistes. Mais ces types d'assistants virtuels sont rares et ils ne pourront fournir qu'une couverture spécialisée dans un domaine spécifique. La plupart des assistants sont des généralistes.

"L'une des tâches les plus importantes d'un assistant de direction à distance est de comprendre vos priorités et votre style de travail, afin qu'il puisse vous apporter le soutien dont vous avez le plus besoin".

Ils peuvent alléger le fardeau du travail banal ou des tâches que vous trouvez épuisantes, libérant ainsi votre temps pour un travail plus important. Ils peuvent également vous faciliter la vie en garantissant que vous avez des réservations de voyage, d'hébergement et de réunions, que tout est enregistré là où il doit être et que vous avez les informations dont vous avez besoin à portée de main.


Sachez ce dont vous avez besoin grâce à votre assistant virtuel


Pour maximiser les avantages d'un assistant personnel à distance, vous devez réfléchir à ce qu'il fera exactement pour vous.

Réfléchissez à l'utilisation que vous allez faire de votre assistant virtuel. Quelles tâches avez-vous qui sont simples mais qui prennent du temps et que vous êtes prêt à confier à quelqu'un d'autre ? Y a-t-il des emplois spécialisés que vous souhaiteriez qu’ils assument, aux côtés de l’administration ordinaire ?


Déterminez aussi combien de temps il faudra à un assistant de direction à distance pour effectuer ces tâches, une fois qu'il s'y sera habitué. L’une de ces tâches doit-elle être effectuée à des moments précis de la journée ou de la semaine ? Cela vous indiquera de combien d’heures d’assistance vous avez besoin et quand.


Maintenant, la question délicate : quel est votre budget ? Comme pour beaucoup de choses dans la vie, vous en avez pour votre argent. Plus vous êtes prêt à dépenser d'argent, plus vous pouvez gagner d'heures, plus vous pouvez insister pour que ces heures correspondent à votre emploi du temps et meilleure sera la qualité de l'assistant personnel à distance que vous obtiendrez.


Enfin, déterminez ce que vous allez faire avec le temps que vous libérez. Il ne sert à rien de dépenser de l’argent pour un assistant tant que vous n’êtes pas prêt à en récolter les bénéfices.


Faites votre travail de préparation


Avec ces informations en main, il est temps de faire un travail de préparation. Il peut sembler que vous consacrez plus d'heures que vous n'en économisez, mais cela sera payant à long terme.

Recherchez des assistants virtuels et des entreprises qui les fournissent. Google est votre ami, tout comme les sites de recrutement indépendants. Identifiez les entreprises et les assistants susceptibles de répondre à vos critères, puis contactez-les. Demandez plus d'informations sur leurs services et organisez une conversation sur ce dont vous avez besoin et ce qu'ils peuvent vous fournir.


Pendant que vous attendez des réponses, commencez à préparer les choses pour votre assistant de direction à distance. Documentez les processus que vous souhaitez qu'ils suivent, pour montrer ce qui doit être fait et comment le faire. Vous pouvez le faire sous forme de document écrit ou utiliser une capture d'écran vidéo pour vous enregistrer en train de faire le processus. L'important est que le processus soit facile à suivre, car cela permettra à votre assistant de continuer son travail sans vous déranger.

S'ils doivent gérer des appels ou de la correspondance, fournissez des scripts et des modèles pour les scénarios courants. Incluez une explication du moment où utiliser chacun d’eux et du moment où la correspondance doit vous être laissée.


Entreprises et assistants personnels à distance individuels


Au cours de la phase de préparation, décidez si vous souhaitez embaucher un assistant personnel à distance individuel ou une entreprise qui le fournit.


Les entreprises varient dans leurs pratiques de travail. Certains emploient leurs assistants à temps plein, avec des salaires compétitifs et des soins de santé pour en tirer le meilleur parti. D'autres ressemblent davantage à Uber, traitant les assistants comme des indépendants et prenant un pourcentage de leurs revenus en échange de leur connexion avec les clients. Dans certains cas, le personnel travaille ensemble dans un bureau, où ils reçoivent une formation, un encadrement et bénéficient des avantages sociaux d'être entourés de collègues. D'autres ont du personnel qui travaille à domicile.


Une autre distinction importante concerne le type de service que vous recevez d’une entreprise. Certains mettront à votre disposition un assistant dédié dont le rôle est de vous apporter votre soutien virtuel. Dans d'autres, les tâches seront attribuées sur une base individuelle à la personne disponible, en s'appuyant sur les systèmes de l'entreprise pour les informer de vos préférences. La cohérence du service dont vous bénéficiez varie donc d’une entreprise à l’autre.


Quelle que soit son approche, travailler avec une entreprise permet d’assurer une continuité de service. Parce qu'ils disposent de plusieurs assistants virtuels, ils pourront vous remplacer lorsque votre assistant habituel n'est pas disponible en raison de vacances ou de maladie.

Les entreprises investissent dans la technologie pour garantir la qualité et l’efficacité du travail. Par exemple, un logiciel peut enregistrer vos préférences et rappeler à votre assistant exécutif à distance quand les appliquer.


Certaines entreprises disposent également de spécialistes qui peuvent être affectés à une partie définie de vos heures. Il peut s'agir d'agents de réservation de voyages, d'assistance informatique, d'experts en médias sociaux ou d'autres personnes possédant des compétences et une expérience précieuses. L'embauche par l'intermédiaire d'une entreprise vous donne accès à un éventail de compétences spécialisées sans avoir à embaucher plusieurs assistants à distance distincts.


Il existe d’autres façons de tirer le meilleur parti de votre collaboration avec une entreprise. Demandez quels types de clients restent avec eux à long terme, car cela mettra en évidence le type de travail pour lequel ils sont les meilleurs. L’entreprise doit également être en mesure de proposer des conseils sur la meilleure façon d’utiliser ses services.

L’équilibre des coûts et des avantages va déterminer si vous optez pour une entreprise ou un particulier. Si vous pouvez vous le permettre, il est difficile de contester les avantages d’une entreprise.


Vérification des procédures de l'entreprise

Si vous envisagez d'embaucher une entreprise de freelance, posez quelques questions sur son fonctionnement afin de voir si elle est la bonne entreprise pour vous.

L’une des questions les plus importantes est de savoir comment ils attribuent les assistants virtuels. Cela montrera à quel point ils accordent une attention aux besoins des clients et s'ils prendront en compte vos préoccupations.


Il y a quelques questions pratiques à aborder. Comment l'entreprise prouve-t-elle qu'un assistant personnel à distance effectue les heures pour lesquelles vous payez ? Comment assurent-ils la continuité si votre assistant habituel devient indisponible ? Quelles sont leurs procédures pour faire face aux pics de demande, alors que de nombreux clients recherchent l’assistance du même pool d’assistants virtuels ?


Compte tenu de l’importance de la technologie pour le travail virtuel, demandez-vous comment ils maximisent les avantages de la technologie. Vous ne voulez pas d’une entreprise qui se contente du strict minimum de téléconférences et de stockage dans le cloud. Vous voulez quelqu'un qui investira dans les dernières technologies pour maximiser l'efficacité de votre assistant à distance et vous libérer du temps.


Si vous passez par une entreprise, celle-ci effectuera une grande partie du travail acharné de sélection des candidats pour vous.


Mais que vous embauchiez par l'intermédiaire d'une entreprise ou directement, vous voulez vous assurer que votre assistant de direction à distance possède les compétences nécessaires pour le poste.

Comme pour toute embauche, examinez l’éducation, la formation et l’expérience du candidat pour voir s’il correspond à vos besoins spécifiques. Pour un assistant personnel à distance, vous recherchez particulièrement :


  • Éducation : ont-ils au moins fait des études universitaires ?

  • Connaissances informatiques – nécessaires pour le travail administratif et le travail virtuel.

  • Compétences linguistiques : parlent-ils couramment votre langue et en parlent-ils d'autres qui sont importantes pour votre entreprise ?

  • La capacité d'apprendre rapidement – ​​vous ne voulez pas perdre beaucoup de temps à les former.

  • La capacité de suivre des procédures régulières.

  • Un modèle de travail cohérent.


L'expérience professionnelle est évidemment importante. Vous bénéficierez davantage d'un assistant expérimenté que d'un jeune diplômé. Ils n'auront pas besoin d'expérience dans votre secteur spécifique pour être précieux, mais cela vaut la peine de trouver quelqu'un avec cette expérience si vous le pouvez. Ils auront des connaissances utiles liées à votre travail et il sera plus facile de les mettre à jour.


Si vous passez par une entreprise, vous vérifierez autant ses procédures de recrutement et de formation que les qualifications de chaque candidat.

Renseignez-vous sur la rigueur de leur processus d'embauche et s'il effectue des tests psychométriques, linguistiques et de compétences. Les meilleures entreprises ont également mis en place des programmes de formation, afin que la qualité de leur personnel s'améliore continuellement.

Si vous ne passez pas par une entreprise, veillez à collecter vous-même des références. Et s’ils ne peuvent pas fournir de références pertinentes, donnez une passe décisive au candidat.


Assurer la disponibilité


Tout d’abord, votre assistant doit-il être disponible pendant les heures de bureau ? Si une partie ou la totalité du travail peut être effectuée du jour au lendemain ou dans un autre fuseau horaire, vous disposerez de plus d'options pour les assistants.


Deuxièmement, lesquels des candidats sont disponibles selon un horaire qui vous convient ? Et êtes-vous prêt à faire des compromis sur ce point pour un candidat qui par ailleurs est idéal ? Les entreprises peuvent contribuer à combler cette lacune en fournissant une couverture lorsque votre assistant de direction préféré n'est pas disponible et en garantissant que la couverture contient toutes les informations dont elles ont besoin. Un assistant de direction à distance est là pour vous faciliter la vie, il ne sert donc à rien d'embaucher quelqu'un dont l'emploi du temps est en soi une complication.


Si vous voyagez pour le travail, renseignez-vous si la disponibilité de l'assistant peut être adaptée à votre horaire changeant.

Peuvent-ils modifier leurs horaires lorsque vous êtes dans un fuseau horaire différent ? Disposent-ils d'un système pour gérer les tâches urgentes en dehors des heures normales de travail, comme localiser une carte d'embarquement manquante lorsque vous êtes sur le point de voyager ?

Sont-ils disponibles via différents canaux de communication, comme vous le souhaitez ? Un bon assistant personnel à distance doit être disponible par téléphone, e-mail, SMS et autres options de chat que vous utilisez régulièrement.

Une entreprise peut disposer de son propre système de messagerie pour conserver une trace des communications et faciliter la gestion de votre assistant virtuel. Certains proposent des applications mobiles qui regroupent le chat, les appels et les messages vocaux et relient cette communication aux tâches pertinentes.


Compatibilité technologique


Lorsque nous parlons de compatibilité technologique, nous nous demandons généralement si les machines peuvent communiquer entre elles. Mais il y a aussi un élément humain. Si vous comptez travailler en étroite collaboration avec quelqu'un, vous avez besoin qu'il utilise la même technologie que vous.

Avant d'embaucher un assistant de direction à distance, assurez-vous qu'il connaît vos logiciels et formats de fichiers préférés.

Qu'il s'agisse d'un particulier ou d'une entreprise, découvrez comment ils utilisent la technologie pour collaborer. Utilisent-ils un logiciel auquel vous êtes habitué, ou au moins quelque chose de confortable et facile à utiliser ?


Une entreprise disposera de ses propres systèmes de gestion des tâches et de communication, conçus pour s'adapter au travail des assistants personnels à distance. Jetez un œil à la plateforme. Cela semble-t-il intuitif ? Peut-il faire tout ce dont vous avez besoin ? Les instructions d'utilisation sont-elles claires et le personnel d'assistance est-il réactif ?

Il vaut la peine de se demander si l'entreprise utilise l'apprentissage automatique ou une autre technologie avancée. Même s’ils peuvent être cachés sous le capot, ils peuvent considérablement améliorer votre expérience.


Sécurité


La sécurité est essentielle. Vous laissez quelqu'un voir l'intérieur de votre entreprise. Des informations confidentielles circuleront entre vous.

Avant de commencer à travailler avec votre assistant distant, assurez-vous de disposer d'un moyen sécurisé pour partager des messages, des données et des documents. Une entreprise proposant des assistants de direction à distance pourrait régler ce problème pour vous. Si vous partez seul, vous devrez le configurer vous-même.


Organisez les informations de connexion sur vos systèmes pour votre assistant. Assurez-vous qu’ils ont accès à tout ce dont ils ont besoin et pas plus. Configurez la connexion afin de pouvoir supprimer rapidement et facilement leur accès en cas de problème ou s'ils quittent. Après tout, vous ne voulez pas qu’un ancien employé ait accès à vos informations confidentielles.


Si vous passez par une entreprise, vérifiez quelles politiques de sécurité elle a mises en place, quels logiciels elle utilise pour assurer la sécurité et pourquoi elle a choisi ce logiciel. Vous n’avez peut-être pas une connaissance approfondie de la cybersécurité, mais vous voulez que votre sécurité soit entre les mains de quelqu’un qui la possède.


Il existe un dernier domaine de sécurité qui est d'ordre juridique plutôt que technologique : un accord de non-divulgation. Assurez-vous d'avoir des NDA avec votre nouvel assistant et toute entreprise par l'intermédiaire de laquelle vous recrutez. Toute la sécurité virtuelle du monde ne sert à rien si votre assistant révèle vos secrets aux gens.


Trouver l'assistant virtuel qui vous convient


Un assistant de direction à distance peut vous simplifier la vie, vous permettant ainsi de vous concentrer sur les parties importantes de votre travail. L'embauche d'un assistant personnel individuel à distance peut vous faire économiser de l'argent, mais passer par une entreprise peut améliorer la qualité et la cohérence de l'assistance, ainsi que faire appel à des compétences spécialisées.


Quelle que soit votre approche, cela vaut la peine de planifier à l’avance pour vous assurer de savoir ce que vous recherchez. Ce petit peu de travail maintenant vous fera gagner des jours de travail, car l'assistant parfait pour vous prend le relais.

Pour en savoir plus sur la façon dont un service d'assistant de direction géré à distance peut vous aider, réserver une consultation et découvrir comment nous pouvons vous aider.



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